Dokumentverwaltungstipp - Wie Man

Dokumentverwaltungstipp

Hallo,

Mein schriftlicher Zweck ist es, einen Tipp auszusenden. Dieser Tipp ist eine Etappenveranstaltung für zukünftig straffere Geschäftsprozesse, mit der wir unsere Informationen, z. B. eine Intranetseite eines Unternehmens oder ein Portal, besser verwalten können. Ich weiß, dass dies für viele von Ihnen grundlegend klingt, aber es scheint überall, wo ich gewesen bin, etwas, das fehlt. Hier ist ein guter Mittelschritt-Tipp.

In Netzwerken ist viel Dokumentenredundanz vorhanden. Dies kann negative Auswirkungen haben, von Verwirrung bis hin zu Chaos, was zu verpassten Geschäfts- und Service-Möglichkeiten führt.

Worüber reden wir? Hier ist ein Beispiel.

Ich erstelle oder verwalte ein Dokument auf meinem PC-Desktop. Wenn ich fertig bin, speichere ich es dort. Um diese Informationen mit verschiedenen Personen im Unternehmen zu teilen, hängen Sie das von Ihnen erstellte Dokument an eine E-Mail an und senden es an die Liste der verschiedenen Personen.

Das ist schlecht*. Warum?

Jetzt gibt es 1 + n Kopien desselben Dokuments, das von Ihren Empfängern auf ihrem PC oder auf einem gemeinsam genutzten Netzwerklaufwerk (z. B. dem H-Laufwerk) gespeichert wird. Es kann zu Änderungen in einem oder mehreren dieser Dokumente kommen, und zu lange Zeit kommt es zu Verwirrung oder Informationsunterschieden. Z.B. "Meine Kopie sagt das nicht" oder "Entschuldigung, meine wurde nicht aktualisiert".

Also, was machen wir?

Beginnen wir hier: Wenn Sie ein neues Dokument erstellen, gehen wir davon aus, dass Sie der Eigentümer dieses Dokuments sind. Speichern Sie es irgendwo auf dem Laufwerk H oder in einem Ordner auf dem Laufwerk F.

Wenn Sie Ihr Dokument an Ihre Empfängerliste senden - anstatt einen Anhang zu senden, senden Sie ihm einen Ort für Ihr Dokument. Beispiel:

H: Document Management 101.docx

Dies macht einige sehr positive Dinge möglich:

• Es isoliert die Anzahl der Kopien dieses Dokuments auf eins.
• Es legt Ihr wichtiges Dokument auf einem Server ab, der (normalerweise) gesichert wird. Wenn das Dokument wiederhergestellt werden muss, falls es gelöscht wurde oder verloren ging, können wir dies tun. Wenn Ihr PC einen katastrophalen Fehler aufweist, ist er möglicherweise für immer verloren, Ihre Dokumente bleiben jedoch erhalten.
• Jeder, der in die Zukunft geht, weiß, wo sich das Dokument befindet.
• Unsere E-Mail-Server verschieben diese Informationen schneller, da es keine Anhänge gibt, deren Versendung länger dauert und die von unserer Spam- und Antivirus-Technologie überprüft werden
• Das spart Platz auf mehreren PCs.

Einige Begriffe, an die Sie sich erinnern werden… Sie werden in naher Zukunft häufig auftauchen:

• Dokument der Aufzeichnung
• Datensatzdatenbank

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