So erstellen Sie einen SharePoint-Workflow, der benachrichtigt wird, wenn ein Element nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums aktualisiert wird - Wie Man

So erstellen Sie einen SharePoint-Workflow, der benachrichtigt wird, wenn ein Element nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums aktualisiert wird

Sie möchten eine Liste erstellen, um ausstehende Probleme zu verfolgen, und Sie möchten alle Elemente alle 5 Minuten aktualisieren. Ich werde Ihnen zeigen, wie dies in SharePoint 2013 durch eine Kombination von 2 Workflows erreicht werden kann.

2 Schritte insgesamt

Schritt 1: Aktuelle Uhrzeit abrufen

Erstens, wenn wir die Zeit minutenweise verfolgen müssen, brauchen wir einen Weg, um die aktuelle Zeit zu ermitteln. Die aktuelle Uhrzeit von SharePoint im Arbeitsablauf zeigt Ihnen das aktuelle Datum an. Die Uhrzeit ist jedoch immer um 12:00 Uhr.

Deshalb müssen wir auf unserer Website eine neue Liste mit dem Namen Current Time erstellen.

Als nächstes müssen wir ein paar Spalten erstellen, Current Time (Date / Time) und Update (Yes / No).

Jetzt müssen wir ein Element erstellen und für das Update "Ja" und "Aktuelle Uhrzeit" beliebig festlegen.

Erstellen Sie jetzt in SharePoint Designer einen neuen 2013-Workflow in der Liste "Aktuelle Zeit", um nur manuell gestartet zu werden.

Es sollte so aussehen.

Stufe: Stufe 1

Wenn Aktuelles Element: Aktualisierung entspricht Ja
Pause für 0 Tage, 0 Stunden, 1 Minuten
Setzen Sie Update auf Nein
Zeit auf aktuelles Element setzen: Geändert
Setzen Sie Update auf Ja
Übergang zur Bühne
Gehe zu Stufe 1

Starten Sie nun manuell den Workflow für das Element in der Liste.

Kurz gesagt, dies ist eine kurze Pause von 1 Minute, wobei die Aktualisierungsspalte (die das geänderte Datum ändert) gesetzt wird. Dann wird das geänderte Datum auf die aktuelle Uhrzeit gesetzt. Dann läuft es jede Minute.

Jetzt haben Sie einen Artikel, an dem Sie die aktuelle Uhrzeit abrufen können.

Schritt 2: Erstellen Sie einen Workflow für die Benachrichtigung, wenn das Element überfällig ist

Nun, da wir die aktuelle Uhrzeit abrufen können, müssen wir einen Workflow erstellen, der eine E-Mail versendet, wenn diese nicht innerhalb von 5 Minuten geändert wurde.

Erstellen Sie einen Workflow-Satz für 2010, der unter Erstellung und Aktualisierung ausgeführt werden kann.

Schritt: Schritt 1
Pause für 0 Tage, 0 Stunden, 5 Minuten
Minuten zwischen dem aktuellen Element: Modified und CurrentTime: Time finden (Ausgabe in Variable: MinutesOld)

Wenn Variable: MinutesOld ist größer als oder gleich 5
E-Mail an UserX

Stoppen Sie den Workflow und protokollieren Sie [% Current Item: ID%].

Wenn Variable: MinutesOld ist weniger als 5
Stoppen Sie den Workflow und protokollieren Sie [% Current Item: ID%].

Was hier passiert, ist also jedes Mal, wenn der Artikel geändert wird, beginnt ein Workflow. Jeder Workflow wird 5 Minuten lang angehalten. Dann überprüfen wir das Zeitintervall in Minuten zwischen dem Datum und der Uhrzeit, zu dem die aktuellen Elemente geändert wurden, und den anderen Listen Aktuelle Uhrzeit.

Um auf unsere andere Liste und Spalte (Aktuelle Uhrzeit) zu verweisen, verwenden Sie die folgenden Informationen.

DataSource: Aktuelle Uhrzeit
Feld aus Quelle: Zeit
Feld: ID
Wert: 1

Es sollte nur ein Element in dieser Liste enthalten sein, der ID-Wert wäre also 1.

Wenn der Unterschied zwischen der aktuellen Uhrzeit und der geänderten Zeit weniger als 5 beträgt, wird der Workflow angehalten. Wenn es größer als 5 ist, wird eine E-Mail generiert.